Ktoré firemné procesy sa oplatí automatizovať najviac?

Tie, ktoré sa opakujú aspoň niekoľkokrát týždenne, majú jasné pravidlo a ich vstup je už niekde zapísaný. Najčastejšie prepisovanie údajov medzi systémami, ponuky z cenníka, podklady na fakturáciu a pravidelné reporty.

Ako spočítam návratnosť automatizácie?

Vynásobte počet opakovaní za mesiac časom jedného opakovania a hodinovou sadzbou človeka, ktorý to robí. Výsledok je mesačná úspora, ktorú má automatizácia poraziť.

Musí automatizácia spracovať všetky prípady?

Nie a nemala by sa o to pokúšať. Dobré riešenie spracuje 80 až 95 percent a zvyšok pošle človeku aj s dôvodom, prečo si nebolo isté.

Čo sa dá vo firme reálne zautomatizovať

8. apríla 20256 min čítania

Krátka odpoveď

Najlepšie sa automatizuje práca, ktorá sa opakuje, má jasné pravidlá a jej vstup je už niekde napísaný — prepisovanie objednávok, vystavovanie ponúk z cenníka, zbieranie podkladov na fakturáciu, pravidelné reporty, upomienky. Naopak, rozhodnutia, ktoré závisia od kontextu, a procesy, kde je každý prípad iný, sa automatizovať neoplatí.

01Ako spoznať dobrého kandidáta

Sú tri znaky a musia platiť všetky tri naraz.

01Opakuje sa. Aspoň niekoľkokrát týždenne, inak sa vývoj nezaplatí.
02Má pravidlo. Ten, kto to robí, vie povedať, podľa čoho sa rozhoduje. Ak povie „to človek musí vidieť“, ešte to nie je stratené, ale pravidlo treba najprv nájsť.
03Vstup je čitateľný. Údaje sú v maile, v systéme, v tabuľke alebo aspoň v PDF. Ak sú len v hlave alebo na papieri v šuflíku, treba začať inde.

02Kde býva najväčšia úspora

Zvyčajne nie tam, kde ju firma čaká. Ľudia menujú to, čo ich najviac nudí, ale najviac hodín býva v niečom, čo si už nikto ani nevšíma.

Najčastejšie to bývajú tieto:

01Prepisovanie údajov medzi dvoma systémami, ktoré sa nerozprávajú.
02Skladanie ponúk a cenníkov ručne, zakaždým odznova.
03Zbieranie podkladov na fakturáciu na konci mesiaca.
04Odpovedanie na tie isté otázky zákazníkov, ktoré sú už niekde zodpovedané.
05Zisťovanie stavu — kto sa koho pýta, v akom stave je zákazka.

03Čo automatizovať nemá zmysel

Prácu, ktorá sa robí dvakrát do mesiaca. Aj keby trvala pol dňa, vývoj sa nezaplatí a niekto ju bude musieť udržiavať.

Rozhodnutia, kde je chyba drahá a ťažko sa zachytí. Automatizovať sa dá príprava podkladov k takému rozhodnutiu, nie samotné rozhodnutie.

Proces, ktorý sa práve mení. Najprv sa dohodnite, ako má vyzerať, potom ho automatizujte — inak zaplatíte za zautomatizovanie neporiadku.

04Ako to spočítať dopredu

Vezmite si jeden proces a odhadnite: koľkokrát za mesiac sa deje, koľko minút zaberie, kto ho robí a koľko stojí jeho hodina.

Príklad: prepísanie objednávky trvá 6 minút, denne ich je 20, robí to skladník. To je 2 hodiny denne, čiže zhruba 40 hodín mesačne. Aj pri konzervatívnej sadzbe je to niekoľko sto eur mesačne a niekoľko tisíc ročne — a to je rozpočet, ktorý má tá automatizácia poraziť.

Ak vyjde, že proces stojí 40 eur mesačne, nechajte ho tak. To je poctivá odpoveď a ušetrí vám viac než akýkoľvek nástroj.

05Čo vždy treba nechať človeku

Výnimky. Dobrá automatizácia nespracuje všetko — spracuje 80 až 95 % prípadov a zvyšok pošle človeku aj s tým, prečo si ním nebola istá.

Systém, ktorý sa tvári, že zvláda sto percent, sa buď mýli, alebo ho niekto musí kontrolovať celý, a vtedy ste neušetrili nič.

Časté otázky

Ktoré firemné procesy sa oplatí automatizovať najviac?: Tie, ktoré sa opakujú aspoň niekoľkokrát týždenne, majú jasné pravidlo a ich vstup je už niekde zapísaný. Najčastejšie prepisovanie údajov medzi systémami, ponuky z cenníka, podklady na fakturáciu a pravidelné reporty.
Ako spočítam návratnosť automatizácie?: Vynásobte počet opakovaní za mesiac časom jedného opakovania a hodinovou sadzbou človeka, ktorý to robí. Výsledok je mesačná úspora, ktorú má automatizácia poraziť.
Musí automatizácia spracovať všetky prípady?: Nie a nemala by sa o to pokúšať. Dobré riešenie spracuje 80 až 95 percent a zvyšok pošle človeku aj s dôvodom, prečo si nebolo isté.